Event Planning – Tổ Chức Sự Kiện Nâng Tầm Thương Hiệu: Biến Sự Kiện Nhàm Chán Thành Trải Nghiệm Đáng Nhớ

Event Planning – Tổ Chức Sự Kiện Nâng Tầm Thương Hiệu: Làm sao để sự kiện không còn nhàm chán?

Bạn đã bao giờ tham dự một sự kiện mà chỉ vài phút sau đã bắt đầu kiểm tra điện thoại, đọc email hoặc mong chương trình kết thúc?

Đó chính là vấn đề mà Event Planning – Tổ Chức Sự Kiện Nâng Tầm Thương Hiệu đặt ra ngay từ đầu: hầu hết các sự kiện đều có nguy cơ trở nên nhàm chán. Chúng có thể được chuẩn bị công phu, diễn ra đúng lịch trình, có những diễn giả giỏi và một ngân sách không nhỏ, nhưng vẫn không khiến người tham dự thực sự quan tâm.

Vấn đề không hẳn nằm ở việc sự kiện được tổ chức lớn hay nhỏ, tốn nhiều hay ít tiền. Vấn đề nằm ở chỗ người tham dự có thực sự muốn ở lại, lắng nghe, tham gia và nhớ về nó sau khi sự kiện kết thúc hay không.

Một sự kiện thành công không bắt đầu bằng việc đặt địa điểm

Một trong những câu hỏi đáng chú ý mà cuốn sách đặt ra là: “Tôi có thực sự cần một sự kiện để đạt được mục tiêu của mình hay không?”

Đây là một cách bắt đầu khá khác với suy nghĩ thông thường về event planning. Khi được giao tổ chức một chương trình, chúng ta thường lập tức nghĩ đến địa điểm, khách mời, diễn giả, timeline, sân khấu, thiết bị, đồ ăn hay ngân sách. Nhưng trước tất cả những việc đó, cần xác định sự kiện có thực sự là phương tiện phù hợp để đạt mục tiêu hay không.

Nếu câu trả lời là có, bước tiếp theo không nên chỉ là làm sao để chương trình diễn ra đúng kế hoạch, mà phải là làm sao để nó tạo ra một trải nghiệm có ý nghĩa cho người tham dự.

Bởi một lịch trình được thực hiện hoàn hảo không đồng nghĩa với một sự kiện thành công.

Thách thức lớn nhất: giành lấy sự chú ý của người tham dự

Ngày nay, người tham dự không chỉ ngồi trong khán phòng và lắng nghe những gì diễn ra trên sân khấu. Họ có email cần kiểm tra, công việc đang dang dở, điện thoại luôn ở bên cạnh và vô số thông tin khác đang cạnh tranh để giành lấy sự chú ý của họ.

Vì thế, một sự kiện muốn tạo tác động phải làm được nhiều hơn việc cung cấp thông tin. Nó phải khiến người tham dự tập trung, tham gia và cảm thấy mình thực sự đang ở trong trải nghiệm đó.

Event Planning tập trung vào bài toán này: Làm thế nào để chinh phục sự xao nhãng? Làm thế nào để người tham dự không chỉ “có mặt” mà thực sự gắn kết? Và điều gì khiến một sự kiện được nhớ đến thay vì vừa kết thúc đã bị lãng quên?

Đừng chỉ tổ chức một sự kiện khác. Hãy tạo ra một trải nghiệm khác.

Theo cuốn sách, để sự kiện trở nên hấp dẫn hơn, người tổ chức cần sẵn sàng suy nghĩ khác về những điều vốn được xem là quen thuộc. Từ format chương trình, chủ đề, địa điểm, diễn giả cho đến cách phục vụ và nội dung trình bày, mọi yếu tố đều có thể được xem xét lại.

Một trong những hướng tiếp cận được đề cập là tìm kiếm những format tổ chức sự kiện mới lạ hơn để tăng mức độ tương tác, thay vì mặc định rằng một chương trình phải diễn ra theo cùng một khuôn mẫu.

Ngay cả slide trình chiếu cũng được đặt lại câu hỏi: Làm thế nào để không bị bó buộc bởi các slide?

Bởi nếu người tham dự chỉ ngồi nhìn từng trang trình chiếu nối tiếp nhau, sự kiện rất dễ trở thành một chuỗi thông tin khó nhớ. Điều cần thiết là tìm ra cách truyền tải khiến họ muốn tiếp tục theo dõi và tham gia.

Diễn giả hay không chỉ là người có chuyên môn

Một nội dung đáng chú ý khác của sách là cách lựa chọn diễn giả. Một diễn giả có kiến thức chưa chắc đã tạo ra một phần trình bày hấp dẫn. Vì vậy, người tổ chức cần biết cách tìm kiếm, lựa chọn và thuyết phục những diễn giả phù hợp, đồng thời xây dựng một đội ngũ diễn giả đủ sức tạo nên sức hút cho toàn bộ chương trình.

Cuốn sách cũng đặt câu hỏi về những gì chúng ta có thể học từ TED Talks khi thiết kế sự kiện. Đây không chỉ là câu chuyện tìm một người nổi tiếng để xuất hiện trên sân khấu. Điều quan trọng hơn là làm thế nào để nội dung, người nói và cách truyền tải cùng tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ.

Nhưng hấp dẫn không có nghĩa là phải thật đắt tiền

Đây là một điểm rất thực tế của Event Planning. Một sự kiện đáng nhớ không nhất thiết phải có sân khấu hoành tráng, địa điểm sang trọng hay ngân sách khổng lồ. Ngay cả một cuộc họp nhỏ trong một phòng hội thảo đơn giản cũng có thể trở nên hấp dẫn nếu được thiết kế đúng cách.

Điều quan trọng là làm việc thông minh hơn, có chiến lược hơn và thận trọng hơn trong việc thiết kế trải nghiệm.

Cuốn sách cung cấp nhiều công cụ, ý tưởng và chiến lược hướng đến việc tạo ra những sự kiện hấp dẫn hơn với ít tiền hơn và trong thời gian ngắn hơn. Nội dung không chỉ dừng ở ý tưởng, mà còn đi vào những công việc thực tế như lập kế hoạch, quản lý hậu cần, xây dựng content roadmap, kiểm soát timeline, xử lý những mục tiêu khó khả thi, quản lý kỳ vọng của các bên liên quan và đánh giá kết quả sau sự kiện.

Cuối cùng, một sự kiện tốt phải để lại điều gì đó sau khi nó kết thúc

Một sự kiện không chỉ có giá trị trong khoảng thời gian chương trình diễn ra. Một sự kiện thực sự xuất sắc có thể khiến những người tham dự tiếp tục nói về điều họ vừa trải nghiệm, trao đổi những ý tưởng mới, tạo ra những cuộc trò chuyện có ý nghĩa và hình thành những mối quan hệ mới.

Đó là điểm mà Event Planning – Tổ Chức Sự Kiện Nâng Tầm Thương Hiệu muốn người tổ chức hướng tới: không chỉ giáo dục, không chỉ giải trí và cũng không chỉ cung cấp thêm một vài công cụ cho công việc, mà là tạo ra sự kết nối giữa con người với con người.

Bởi khi người tham dự thực sự gắn kết với sự kiện, trải nghiệm ấy có thể tiếp tục tạo ra tác động sau khi họ rời khỏi khán phòng.

Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Andrea Driessen đưa vào cuốn sách những chiến lược, công cụ và kinh nghiệm dành cho cả người mới bắt đầu lẫn những người đã có nhiều năm làm event. Từ việc xác định có nên tổ chức sự kiện hay không, lựa chọn format, diễn giả, xây dựng nội dung, quản lý hậu cần cho đến đo lường kết quả, cuốn sách hướng người đọc đến một cách tiếp cận toàn diện hơn: thiết kế sự kiện từ góc nhìn của người tham dự.

Nếu bạn đang tổ chức những chương trình mà người tham dự chỉ “có mặt”, nếu sự kiện của bạn dễ bị lãng quên ngay sau khi kết thúc, hoặc nếu bạn muốn tạo ra những trải nghiệm khác biệt mà không nhất thiết phải tăng ngân sách, Event Planning – Tổ Chức Sự Kiện Nâng Tầm Thương Hiệu có thể là một cuốn sách đáng để tìm đọc.

Bởi đôi khi, điều một sự kiện cần không phải là thêm tiền, thêm người hay thêm thật nhiều nội dung.

Mà là một cách nghĩ khác về việc vì sao chúng ta tổ chức sự kiện ngay từ đầu, và làm thế nào để khiến mọi người thực sự muốn tham gia.